前回は、Accessが業務改善に役立つ理由やExcelとの違いについて紹介しました。
Accessを学ぶ上で最初に覚えるべきなのは、
「テーブル」
です。
実は、Accessで作成するフォームやクエリ、レポート、VBAなど、すべての機能はテーブルの情報を利用しています。
逆に言うと、テーブル設計が間違っていると、
- 検索しづらい
- 集計できない
- システムが使いにくい
という状態になってしまいます。
今回は初心者の方向けに、テーブルの基本から実際の作成方法まで分かりやすく解説します。
テーブルとは何か
テーブルとは、
データを保存する場所
です。
Excelで例えるとシートのような存在です。
例えば顧客情報を管理する場合、次のような表を作成します。
| 顧客コード | 氏名 | 電話番号 |
|---|---|---|
| C001 | 山田太郎 | 090-1111-1111 |
| C002 | 鈴木花子 | 080-2222-2222 |
| C003 | 佐藤一郎 | 070-3333-3333 |
このような情報を保存するのがテーブルです。
テーブルを構成する要素
Accessでは次の2つの言葉を理解することが重要です。
フィールド
列のことです。
例えば、
| 顧客コード | 氏名 | 電話番号 |
|---|
この
顧客コード
氏名
電話番号
がフィールドです。
レコード
行のことです。
例えば、
| 顧客コード | 氏名 |
|---|---|
| C001 | 山田太郎 |
この1行が1レコードになります。
業務でよく利用するデータ型
テーブル作成時には各フィールドにデータ型を指定します。
初心者の方は次の4種類を覚えれば十分です。
短いテキスト
文字を入力します。
例
氏名
住所
商品名
数値
数字を入力します。
例
数量
金額
年齢
日付/時刻
日付情報です。
例
登録日
購入日
検査日
はい/いいえ
ON OFFの管理です。
例
完了フラグ
有効フラグ
初めて作る顧客管理テーブル
今回はサンプルとして顧客管理テーブルを作成してみましょう。
テーブル名
T_顧客マスタ
フィールド構成
| フィールド名 | データ型 |
|---|---|
| ID | オートナンバー |
| 顧客コード | 短いテキスト |
| 氏名 | 短いテキスト |
| 電話番号 | 短いテキスト |
| 登録日 | 日付/時刻 |
なぜIDを作るのか
初心者の方はよく
顧客コードだけでいいのでは？
と考えます。
しかし実務では、
ID
“
という一意の番号を作ることが一般的です。
例えば、
| ID | 顧客コード |
|---|---|
| 1 | C001 |
| 2 | C002 |
| 3 | C003 |
のように管理します。
後々のシステム開発が簡単になります。
テーブル作成手順
実際に作ってみましょう。
Step1
Accessを起動します。
Step2
「作成」タブを選択します。
Step3
「テーブルデザイン」をクリックします。
Step4
フィールド名とデータ型を入力します。
例
ID
顧客コード
氏名
電話番号
登録日
Step5
保存します。
テーブル名は
T_顧客マスタ
とします。
テーブル名のおすすめルール
実務では命名規則を決めておくと便利です。
例えば
テーブル
T_
を付ける
例
T_顧客マスタ
T_売上
T_設備情報
クエリ
Q_
例
Q_顧客一覧
Q_月次売上
フォーム
F_
例
F_顧客登録
後で管理しやすくなります。
初心者がやりがちな失敗①
1つのセルに複数情報を入れる
悪い例
| 顧客情報 |
|---|
| 山田太郎 東京都 090-1111 |
良い例
| 氏名 | 住所 | 電話番号 |
|---|---|---|
| 山田太郎 | 東京都 | 090-1111 |
Accessでは項目ごとに分けて管理します。
初心者がやりがちな失敗②
数値型を使いすぎる
例えば電話番号です。
悪い例
数値型
良い例
短いテキスト
電話番号は計算しません。
そのため文字として管理します。
初心者がやりがちな失敗③
同じ情報を何度も登録する
例えば、
| 顧客コード | 氏名 | 担当者 |
|---|---|---|
| C001 | 山田太郎 | 鈴木 |
| C001 | 山田太郎 | 鈴木 |
| C001 | 山田太郎 | 鈴木 |
同じ情報が何度も入っている状態です。
こうなると修正が大変になります。
データは重複させないことが重要です。
Excelとの考え方の違い
初心者が最初に戸惑うポイントです。
Excel
見やすく作る
Access
管理しやすく作る
です。
例えばExcelでありがちな
セル結合
空白行
装飾
は基本的に利用しません。
データそのものを管理することを優先します。
今後学ぶクエリとの関係
次回学ぶクエリは、
テーブルが正しく作られていることが前提です。
例えば、
東京都の顧客だけ表示
今年登録した顧客だけ表示
担当別集計
などが簡単にできます。
しかしテーブル設計が悪いと検索できません。
そのためAccessでは、
まずテーブル設計を行うことが非常に重要です。
Copilotを活用してテーブル設計を考える
最近ではCopilotを利用してテーブル設計を考えることもできます。
例えば、
顧客管理システムを作りたいです。
Accessのテーブル設計を提案してください。
と質問できます。
また、
設備管理システムのテーブル構成を考えてください。
なども可能です。
初心者の方には非常に便利な学習方法です。
次回予告
今回はAccessで最も重要なテーブルについて解説しました。
次回は、
「クエリ」
について学びます。
クエリを覚えることで、
- 必要なデータだけ抽出
- 条件検索
- 集計
ができるようになります。
実はAccessの便利さを最初に実感できる機能がクエリです。
ぜひ次回もご覧ください。
まとめ
今回はAccess初心者向けシリーズ第2回として、テーブル作成の基本について紹介しました。
テーブルはAccessの土台であり、
- フィールド
- レコード
- データ型
の考え方を理解することが重要です。
また、
- 情報を項目ごとに分ける
- 電話番号は文字型で管理する
- 重複データを避ける
などのポイントも覚えておきましょう。
Accessを使いこなす第一歩は、正しいテーブル設計から始まります。
次回のクエリ編では、今回作成したテーブルを利用して検索や集計を行う方法を紹介します。
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