Accessで作る購買伝票について その１ イメージ化

業務効率の改善に向けて、手始めにAccessファイルの作成に慣れるため、『購買伝票データベース』を実際に作ってみましょう！

購買伝票データベースの概要

　目的：登録した情報を決まった様式で出力したい。
　　　　また、過去の情報も確認できるようにしたい。
　基本プロセス：『データ登録』⇒『テンプレートで情報を出力』
　取り扱う情報：
　管理番号、購買担当者、発注先名称、発注日、購買品目、購買数量、単価、小計、合計

特にAccessのメリットとしては、テンプレートを使って出力ができるという点です。
Excelのように同じ様式でも、内容が変わるとその都度ファイルを作成する必要があり、ファイル管理が煩雑となりますが、Accessではそのようなことは起こりません。

取り扱う情報が決まったらデータベースの完成系をイメージ化すると次のようになります。

今回作成する購買伝票データベースは必要最低限の情報しか載せていませんが、他の情報も同様に
追加することで管理をすることができます。

Accessでは画面系（ユーザーインターフェース）を『 フォーム 』で作成することになります。

次に、画面系の各項目に対してデータの入れ物を作る必要があります。

Accessではデータの入れ物を『テーブル』で作成します。

また、登録したデータを決まった様式で出力できるように作成した画面系のイメージは左図のようになります。

Accessでは出力様式を『レポート』で作成することになります。

以上が、今回作成を予定する購買伝票データベースのイメージになります。
それでは、次回から早速Accessファイルを作成していきましょう。