Accessによる採番システム その1 要件の検討

業務を進める中で、製品番号管理、文書番号管理、従業員番号管理等、様々な識別番号の取得及び管理が必要に迫られることかと思います。これら採番行為に対して、自動で番号を発番しデータベースで管理することができるようになると、様々な場面で有効活用することができます。

そこで、今回から採番システムの作成プロセスを紹介していきます。まずは、目標とするデータベースの概要を説明します。

文書番号体系の検討

今回作成する採番システムは、文書番号を管理することを目的とし、文書の種類毎に年度単位でこれを管理するものとします。

これを基に、文書番号の管理体系は次のようにします。

文書管理コード：　3文字のアルファベット
年度：　年度の下2桁（4月1日を年度の始期とする。）
連番：　001から始まり、年度でリセット

文書番号：　○○○-YY-###　として表記する。

また、文書管理コードは様々な文書形態が考えられるためマスタにより管理していつでも追加登録できるようにします。

次に、実際に採番する方法を検討しましょう。

まず、文書管理コードについては入力の手間やコードを検索する手間を省くため、リストから選択することでこれを反映できるようにします。

年度については、採番時の日付から年度の下2桁を取得するようにします。なお、Accessでは年度を管理する仕組みがデフォルトではありませんので、これについては「月」を取得してデータ処理をする必要があります。

最後に、連番については、上記文書管理コードと年度において最後に取得した値に1を追加する形で番号を発行するようにします。

今回作成する採番システムでは、文書管理コードを選択することで、これまでに取得した番号を一覧で表示できるようにします。

また、作成するテーブルに直接データを入力する方法ではなく、一度テキストボックスに必要情報を入力し、テーブルへの登録時に必要事項が正しく入力されているかのチェックを行い、処理する仕組みとします。

今回は、文書採番システムの要件について検討を進めてきました。

次回から本格的にシステムの構築を図っていきたいと思います。