Accessによる在庫管理　その2　テーブルの構成

今回は、在庫管理に際してデータを保持するテーブルの構成について検討を進めます。なお、Accssファイルは「在庫管理.accdb」として作成しています。また、Accessファイルの作成方法やテーブルの作成手順については、別の記事で紹介していますので、そちらをご参照ください。

Accessで作る購買伝票について　その２　ファイル作成

Accessファイルを一番最初に作成する手順を紹介します。

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2019.10.27

Accessで作る購買伝票について　その３　テーブル作成

今回は、データの入れ物であるテーブルを作成しましょう。

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2019.10.29

テーブルの作成

保持するデータとしては、入庫、出庫と在庫に係る情報、及びマスタとして文房具に係る情報と担当者の情報を挙げました。実際には、その他にも数多くのデータを保持することになりますが、今回はより簡潔に紹介することを目的として、フィールド数も最低限のものとしています。

さて、入庫、出庫、在庫テーブルについては、それぞれの名称を「T_入庫」、「T_出庫」及び「T_在庫」とします。基本的にテーブル構成はいずれも一緒となり、各レコードを管理するID、数、年月日、品名、担当者（在庫テーブルには不要）のフィールドとなります。これを踏まえて、作成するテーブルの構成を表1～3に示します。

表1　「T_入庫テーブル」のフィールド名とデータ型

表2　「T_出庫テーブル」のフィールド名とデータ型

表3　「T_在庫テーブル」のフィールド名とデータ型

上に示したように、在庫の変動を管理するテーブルを3種用意し、それぞれの構成は同様となっています。次に、マスタテーブルについて見ていきましょう。

マスタテーブルの1つ目として文房具品目を管理するテーブルが必要で、これを「T_品目マスタ」としました。2つ目として、入庫及び出庫管理をする担当者の情報を保持するテーブルとして、「T_担当者マスタ」も作成しました。

表5　「T_担当者マスタ」のフィールド名とデータ型

以上、5つのテーブルを作成しましたが、「T_入庫」、「T_出庫」及び「T_在庫」テーブルのおける「品名」フィールドは「T_品目マスタ」の「品目ID」フィールドとリレーションを、また「T_入庫」と「T_出庫」テーブルにおける「担当者」フィールドは、「T_担当者マスタ」の「担当者ID」フィールドとリレーションを組むことになります。さらに、情報処理を円滑にするため、各IDフィールドは「主キー」として設定をしました。

まとめ

今回はデータを保持するためのテーブルについて構成を設計して作成しました。ここで、T_在庫テーブルは集計された値を常に保持するようにし、時系列的な情報をトレースする際にも利用することを念頭に置いています。具体的な使い方についてはデータのアウトプットの際に改めて紹介しますが、正規化を意識して、データ保存が冗長にならないようにテーブル設計をすることがポイントとなります。

次回は、データ入力画面であるフォームの作成について紹介したいと思います。

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