今回から数回にわたって、在庫管理データベースを作成するプロセスを紹介したいと思います。まずは、データベースといっても、要件次第でその作成プロセスも変わりますので目標とするデータベースの概要を説明します。
作成する在庫管理データベースのイメージ
今回作成するデータベースは、各種文房具の数量を管理するものとし、入庫、出庫、在庫の情報を確認できるようにすることとし、イメージは図1に示すとおりです。
この際のポイントは次のとおりとしました。
・データを保存するテーブルに直接、値を入力しない。
⇒フォーム上テキストボックス等の情報をチェックし、テーブルにインプットする。
・入庫、出庫、在庫のそれぞれ情報を追跡できるようにテーブル処理をする。
・在庫情報は、データ処理が楽なExcelで出力できるようにする。
特に、テーブルに直接入力せず、フォームを介して入力することは、VBAを活用することでヒューマンエラーを事前に防ぐ機能を設けることができますし、データの未入力を回避することもできるなど、数多くのメリットがあります。
マスタ情報について
在庫管理データベースを作成するにあたり、マスタ情報を整理する必要があります。今回の場合は、文房具の情報（品名、型番、製造元 等々）や情報登録者（氏名、部署 等々）をリスト化し、これらを管理するマスタテーブルを作成することとします。
マスタデータはリレーションシップを上手く活用することで、情報の重複、冗長化を回避することができますので、今回も有効活用したいと思います。なお、リレーションシップについては以下の記事をご参照ください。
フォームのイメージ
フォームは1画面系にすることを前提にしたいと思います。この際、入庫、出庫といったデータを登録するセクション、在庫情報を出力するためのセクション、マスタ情報を更新するためのセクションと切り分ける必要があります。フォーム設計については、今後追って紹介したいと思いますが、イメージを持っておくことは重要になりますので、念頭に置いておいてください。
まとめ
今回は、在庫管理データベースを作成するに先立って、大まかな要件を紹介しました。次回からは、テーブル構成、フォームの設計、VBAによる各種制御、操作を紹介していきたいと思います。
スポンサーリンク
コメント