Accessで作る購買伝票について その12 データ入力

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Accessを用いた業務改善に向けてこれまでにテーブル、クエリ、フォームの作成方法を紹介してきました。いずれもがExcelとは異なり、データベース設計の思想を意識しながら作成をしていかなければならない点が、難しかったと思います。しかしながら、中小規模でのデータベースであればAccessで十分に目途を達成できます。今回紹介している購買伝票のデータベースは、扱う情報を限りなく最小にして紹介してきましたが、骨格としてAccessの形を理解するには十分事足りるものだと思います。早速、作成したデータベースを用いて、データの入力をしてみましょう。

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サブフォームへのデータ入力方法

まずは、F_メインフォームを開きます。そして、メインフォームで管理番号が「1」のレコードに対して、サブフォームのレコードを追加しましょう。今回は、「購買品目」がリスト表示されるため、追加する1つ目のレコードでは「ボールペン」を選択し、購買数量は「88」としてみました。
このように、「ボールペン」と入力しなくても必要な情報を登録できたと思いますが、些細なことでも業務効率の改善につながります。
また、データ入力の際に注目していただきたい点は、サブフォーム側の「管理番号」テキストボックスに値を入力しなくても自動で「1」が入力されたことです。
Accessでは、メインフォームとサブフォームがリンク状態になっていると、リレーションシップに用いる フィールド (フォームではリンク親フィールド・子フィールドに相当)で、 自動的にメインフォーム側の親フィールド(ここでは「管理番号」フィールド)の値がサブフォーム側の子フィールドに反映される仕組みになっています。そのため、サブフォームの購買品目リストを決定した段階で、「管理番号」フィールドの値が「1」になったわけです。
同様に、図1に示すように購買品目にボールペン、購買数量を500とすると、自動的に「管理番号」フィールドの値が親フィールドの値に即して「1」と入力されます。

図1 フォームへの入力方法

このように、サブフォーム側の値を入力する操作は、コンボボックスから値を選択すれば良いだけなので、手入力による手間を省くことができました。
以上の点を踏まえると、サブフォーム側の「管理番号」フィールドはわざわざフォーム上に載せる必要があるのか?という疑問が生まれると思います。
実は、サブフォーム側の「管理番号」フィールドはフォーム上に載せる必要はありません。フォーム上にフィールドの表示がなくても、テーブルとしてはデータをしっかりと保持しています。
そこで、サブフォームのデザインビューから当該項目を削除します。そして、各オブジェクトの位置を再調整します。
これにより得られたフォームを図2に示します。

図2 フォームの最終形状

いかがでしょうか。購買データ入力画面としてはこれまで以上にすっきりしたと思います。このようにして、Accessではデータ入力の内容を最小限にしつつも、その整合性を保持するという点で、他のアプリケーションによるデータ管理よりも飛躍的に優れていることを見ていただけたかと思います。

次に、新規レコードの登録方法についても見ていきましょう。

新規レコードの登録方法

図3に示すように、まずは画面下側のレコード移動ボタンにより最後まで移動します( 「▶*」ボタンで 最後のレコードまで移動します。)。
「管理番号」フィールドに「新規」と記載されているとおり、ここから最新のデータを入力することになります。

図3 新規レコードの入力方法

ここでは試しに、購買担当者は「山田 一郎」、発注先名称は「B社」、発注日は「皆さんがデータ登録する日」を入力してください。さらに、サブフォームの購買品目では「鉛筆(赤)」、購買数量は「999」としてください。
これでデータを保持するテーブル、すなわち、T_購買伝票テーブルとT_購買伝票内訳テーブルへの登録が完了したことになります。

図4 データ入力後のテーブルの中身を確認

図4に示すとおり、フォームからの入力結果が各テーブルへ反映されていることが分かります。このように、フォームを介したテーブルへのデータ入力を見ていただきましたが、コンボボックスを活用してフォームを構築することで、データ入力の手間がかなり省けることを実感いただけたのではないでしょうか。

まとめ

今回は、これまでに作成したデータベースを用いて、フォームからのデータ入力方法について紹介をしました。そして、フォームからの入力内容がテーブルに反映されていることを確認していただきましたが、リストの有効活用、リンクによる自動的なデータ反映等、Excelとは違い、一度Accessのデータベース体系を構築できれば、その後のデータ入力は非常に効率的に行えます。

次回は、入力したデータを決まった帳票へ出力する方法として「レポート」の紹介をしていきます。

以下の書籍は、著者がAccessを勉強する際に参考になった書籍のシリーズです。
是非ご覧になってください。

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