必見！Accessで年度処理をする方法

Accessでは日付/時刻型のデータを持たせることができ、月単位、四半期単位、年単位での処理は比較的容易にできますが、年度単位での処理ができません。

日本では、4月を始期とした会計年度を採用していることが多く、このため年度単位でデータの処理が必要になる場面も多々あります。しかしながら、Accessには年度単位での集計機能がないため独自での処理ルーチンを構築する必要があります。

今回は、サンプルデータを用いながら4月を始期とした年度処理（この方法は、例えば9月を始期とした処理等、幅広く活用できます。）の方法を紹介します。

サンプルデータ
標準モジュールの追加
作成した関数をクエリで使用する方法
まとめ

サンプルデータ

サンプルデータは、単純に「費用発生年月日」、「費用」とし、これらにあったサンプルテーブルを作成します。今回はテーブル名を「T_費用」とし、「費用発生年月日」フィールドは日付/時刻型、「費用」フィールドは通貨型とします。

続いて、作成した「T_費用」テーブルに値を入力します。今回用意したデータは表1に示すとおりです。

表1　サンプルデータ

費用発生年月日	費用
2020/10/01	￥500
2020/11/20	￥2,500
2020/12/31	￥3,000
2021/01/15	￥290
2021/02/28	￥1,500
2021/04/11	￥9,999
2021/05/14	￥10,001

それでは、これらデータを用いて処理方法を見ていきましょう。

標準モジュールの追加

年度処理をするにあたりVBAを用います。手順に沿って見ていきましょう。

まずは、図1に示すようにデータベースツールタブの「Visual Basic」をクリックします。

続いて、表示されたVBA画面で「挿入」→「標準モジュール」と選択します。

新たに標準モジュールが作成されますので、図3に示すように「Public Function」としてFiscalYear関数を作成します。

実際のコードは以下のとおりです。

Public Function FiscalYear(IncidentDate) As Integer
Dim IncidentMonth As Integer

'引数に対してMonth関数を用いて月を取得する。
IncidentMonth = Month(IncidentDate)

'1月から3月までは「年度 = 年 - 1」となる。
If IncidentMonth >= 1 And IncidentMonth <= 3 Then
　　FiscalYear = Year(IncidentDate) - 1

'4月から12月までは「年度 ＝ 年」として処理する。
Else
　　FiscalYear = Year(IncidentDate)
End If

End Function

上記コードを追記後、Module1として保存します。