わかる!Access学習16 集計クエリの作成方法

Access学習

Accessにおいて集計クエリとは、その言葉のとおりクエリを用いてデータを集計したい場合に用います。集計の方法として、「合計」、「カウント」、「最大値」、「最小値」や「平均値」等が挙げられ、これらは集計関数によりクエリの結果として出力することができます。

クエリで集計関数を用いると、フィールド単位の数値を集計できます。以下に良く用いる集計関数を示します。

Sum関数: データの合計を計算する。
Count関数: データの個数を集計する。
Avg: データの平均値を計算する。
Min: データの中から最小値を抽出する。
Max: データの中から最大値を抽出する。

今回は、これら集計関数を用いてどのように集計クエリを作成するかを紹介します。

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サンプルデータ

まずは集計クエリの作成に向けて「T_集計前」テーブルを作成し、「品名」及び「金額」フィールドをそれぞれ「短いテキスト」及び「金額型」としたデータ型で追加します。

表1 サンプルテーブル「T_集計前」のデータ

品名金額
シャープペン¥1,200
えんぴつ¥300
えんぴつ¥1,000
ノート¥180
定規¥1,250
シャープペン¥800
定規¥750
定規¥1,500
消しゴム¥1,350
定規¥1,000
シャープペン¥600
消しゴム¥300
定規¥250
消しゴム¥300
シャープペン¥2,000
シャープペン¥1,000
えんぴつ¥1,000
ノート¥1,800
消しゴム¥1,050
シャープペン¥1,800
定規¥2,500
ノート¥720
えんぴつ¥800
シャープペン¥1,400
消しゴム¥600
定規¥2,250
定規¥750
えんぴつ¥200
えんぴつ¥500
消しゴム¥750

集計クエリの作成

サンプルデータを用意した後、まずは選択クエリを作成し、「T_集計前」テーブルの「品名」と「金額」フィールドをフィールド項目に追加します。

図1 集計クエリの作成準備 選択クエリ

続いて、図2に示すように「クエリデザイン」、「集計」アイコンをクリックすることで選択クエリのデザインビューの画面を集計クエリ用のデザインビューに切り替えます。

図2 集計クエリへの切り替え

図3 集計クエリの作成

次に、各集計関数でどのような結果が返されるかを確認するため、フィールド項目を図4のように設定します。

図4 集計クエリの設定

ここで、フィールドと集計項目の設定内容を表2に示します。

表2 集計クエリの設定内容

フィールド集計備考(集計を「演算」とした場合)
品名グループ化
合計: [金額]合計Sum([金額])と同義
平均: [金額]平均Avg([金額])と同義
カウント: [金額]カウントCount([金額])と同義
最小: [金額]最小Min([金額])と同義
最大: [金額]最大Max([金額])と同義

集計クエリの結果を確認

設定ができたところで、データシートビューで作成した集計クエリを開くと図5の結果が得られます。

図5 集計クエリの結果

集計クエリは、「グループ化」と設定した「品名」フィールドのグループ単位でそれぞれの集計処理を行います。表1と見比べてみると分かるとおり、例えば、「えんぴつ」のレコードを集めてきて、得られたデータの合計金額、平均金額、データ数、最小となる金額、最大となる金額を返しています。

集計クエリには、そのほかに統計量を算出する機能も含まれており、活用することで大量のデータ処理を円滑に進めることができます。

まとめ

今回は、Accessの集計クエリを用いたデータ処理の方法を紹介しました。【集計】で演算を選択することで、グループ化した値を自由に計算処理することもでき、集計クエリの汎用性は非常に高いものです。本記事をご参考に、色々な集計表を作成してみてください。

以下の書籍はAccessのクエリを学習する上で参考になると思いますので、お手元に用意されることをお勧めします。

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