わかる！Access学習13　効率良くデータ処理ができる削除クエリの作成方法

Accessでは様々なクエリを用意してデータの処理を効率良く行うことができます。

本ホームページでもこれまでに様々なクエリについて紹介をしてきました。

データベース上の多くのデータをすばやく削除したり、一連のデータを定期的に削除したりする際に削除クエリを使用すると、効率良くデータを処理できます。
削除クエリでは、1つまたは複数のテーブルやクエリを組み合わせたデータソースから条件に応じたレコードを削除することができますので、今回はその作成方法を紹介します。

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サンプルデータの用意
削除クエリの作成
削除クエリの実行
まとめ

サンプルデータの用意

サンプルテーブルとして表1に示すフィールド名及びデータ型を設定した「T_従業員」テーブルを用意し、表2に示すデータを登録します。

表1　「T_従業員」テーブルのフィールド名とデータ型

フィールド名	データ型
氏名	短いテキスト
部署コード	短いテキスト
年齢	数値型
電話番号	短いテキスト
出身地	短いテキスト

表2　「T_従業員」テーブルのサンプルデータ

氏名	部署コード	年齢	電話番号	出身地
山田　太郎	A111	35	080-1234-5678	東京都
佐藤　花子	A101	16	090-9876-5432	北海道
鈴木　次郎	B102	40	080-1928-3764	愛知県
一木　英恵	A101	22	090-9876-9999	青森県
中山　一郎	A101	42	080-1234-5678	東京都
上島　達夫	B102	25	090-2586-2262	三重県

続いて削除クエリを作成していきます。

削除クエリの作成

サンプルデータが出来上がりましたので、次に削除クエリで削除したいレコードを確認します。今回は、図1の赤枠で示すレコードを削除できるようにします。

この赤枠で囲ったレコードは22歳と25歳の人のレコードです。単純に「年齢」フィールドの抽出条件を「<=25」とすると、年齢が16歳の人のレコードまで削除されてしまいます。そこで、抽出条件は「Between 22 And 25」とすることでこれらレコードのみを選ぶことができます。

なお、「<=25 AND >=22」でも同じ抽出条件になります。

削除クエリの作成方法は、上でも紹介しました追加クエリの作成方法と同様で、まずは選択クエリを作成し、図2のように条件を設定します。

上述のとおり、「年齢」フィールドの抽出条件は「Between 22 And 25」としています。

次に、図3に示すようにクエリツールの「削除」アイコンをクリックします。

これにより、図2に示すクエリデザイン画面が図4に切り替わり「レコードの削除」の項目が増えます。

これで、削除クエリの設定が出来上がりましたので、削除クエリの実行の様子を確認してみましょう。

削除クエリの実行

図5に示すように「クエリツール」の「実行」アイコンをクリックします。

今回の例は、対象となる2件のレコードがあるため、これらを削除するかの確認画面が表示されます。ここで「はい」を選択すると後戻りはできませんので注意をしてください。

「はい」を選択すると、「T_従業員」テーブルから対象となるレコードが削除されます。

まとめ

今回は、一つのテーブルにおけるデータを削除するための削除クエリの作成例を示しましたが、選択クエリで必要な情報を結合、射影、抽出し、一括でデータ削除をすることもできます。また、定期的にデータ削除が必要な場合には一度削除クエリを作成しておけば、それ以降は削除クエリを実行するだけで必要なデータ処理を行えるようになります。

このように、削除クエリを活用することで効率的なデータ処理ができ、業務効率の改善が期待できます。

以下の書籍はAccessのクエリを学習する上で参考になると思いますので、お手元に用意されることをお勧めします。