これから、Accessデータベースについて学習をしていく上で、まずは「データベース」とは何かを学んでいきましょう。
データベースとは、ある条件に応じて収集した「データ」を蓄積し、後で使いやすい形に整理した情報のかたまりのことを指します。一例として、顧客情報を収集したデータベースや商品在庫のデータベース等が挙げられます。
データベースの利点
データベースを作成し、情報を管理することには以下の利点があります。
① 複数のデータを一括して管理できる。
② 必要なデータを容易に取得することができる。
③ データを加工して処理をすることができる。
① 複数のデータを一括して管理できる
例えば、顧客情報をまとめたデータベースを構築し、関係者が使用できるようにしておけば、随時各々によるデータ登録、閲覧が可能となります。このようにしてデータを一元管理することで、データベース使用者の全員が同じ情報をもって処理をすることができるようになり、また管理の手間を省くこともできるようになります。
② 必要なデータを容易に取得することができる
データベースには条件に応じたデータを容易に取得するための機能が備わっており、データを探す手間を省くことができます。特に、複数条件でデータを抽出したい場合や大量のデータを処理したい場合に、データベースの強みが発揮されます。
③ データを加工して処理をすることができる
例えば、住所のデータから都道府県のみを抽出したい場合や、年齢から生まれ年を計算するといった処理をデータベース上で容易に実施することができます。一度、加工処理方法をデータベース上に登録しておけば、好きな時に加工されたデータを取得することができます。
データベースの種類
データベースの種類は大きく「階層型データベース」、「ネットワーク型データベース」及び「リレーショナルデータベース」に分けられます。
「階層型データベース」は、ツリー構造のように上層から下層にかけて１対多の形式でデータを整理します。
「ネットワーク型データベース」は、関連性のあるデータを相互に結び付けて整理し、多対多の形式となります。
「リレーショナルデータベース」は、データを保持するテーブルを用意し、列をフィールド、行をレコードと呼びます。フィールドにはデータ項目を、レコードには1件1様のデータを登録し、またテーブル同士はフィールドでリレーションをかけることで一つの大きな表としてデータを取得することができます。なお、Accessはリレーショナルデータベースの形式を採用しています。
リレーショナルデータベースは、表形式としてデータを閲覧することができるため、直感的に操作しやすいですが、一方でテーブルの設計が勘所となるため、必要なデータの種類、使い方等を予め整理し、実装することが大切です。
以上がデータベースの基本的な説明となります。
まとめ
今回は、データベースの利点、一般的な形式について紹介をしました。かなり基礎的な内容ではありますが、データベースを理解していく上では大切なことなので一つずつ確認をしていきましょう。
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