業務効率改善に向けAccessファイルの作成方法を細かく紹介

データベースソフトAccessの習得を目的としたサイト
『業務効率の改善をAccessで実践!!』にようこそ。

日々のデータ処理業務に追われて疲弊している方へ、業務効率を改善するためにAccessを使ってみませんか?
このサイトでは、細かい解説を交えることを意識して 1つずつ Accessファイルの作成手順を紹介し、最終的に実用レベルのデータベースを作れるスキルを身に着けていただくことを目的としています。
Accessを使ってみたいけど…と言う声はたくさん聞きますし、Accessの使い方を断片的に紹介しているサイトも多数あります。しかしながら・・・

Accessは一通り作ってみなければ覚えられません!!

データベースの細かい設計部分はブラックボックスになっており、様々なホームページを見ても良くわからないのが実状です。

著者は、日頃から無駄な業務に目をつけ業務効率の改善に努めており、10年近くの業務経験で社内で利用するシステムの大半をAccess化してきました。
この効果は絶大で、1日がかりでやっていた入力作業やデータ解析作業を数分でできるようにし、予算管理、営業実績の分析、台帳管理等、様々な分野に活用してきた結果、大幅な残業時間の削減につながり、ワークライフバランスの確立に至っています。
この経験を生かして、Accessファイルの作成方法を紹介していきます。

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Accessとは

AccessはMicrosoft社が開発したデータベース管理システムのソフトウェアで 、データベースを良く知らない人でも、効率的に開発を進めることができます。
また、Office系の他のソフトとも連携がとりやすいことも大きなメリットです。

図1 Accessのデータの流れ(データ→入力フォーム→登録→データの出力)

情報化社会である現在、『データ』は無形の財産でありデータマイニング、人工知能等のあらゆる分野でデータ処理の重要性が謳われています。データベースはこのようなデータを蓄積・管理するもので、蓄積したデータを活用することで、例えば、新たなマーケティングの提案や製造ラインの歩留まり改善等、様々な分野に応用することが期待できます。

ExcelとAccessの違い

昨今の事務的なデータ処理はExcelで行われることが非常に多いです。これはExcelが入力と出力を一度にできるからというメリットであり、直感的には非常に使いやすいものです。
一方で、使いやすい反面、同じデータなのに様式が異なるために似たようなファイルを作らなければならないといったジレンマにも陥りやすいものです。

こういったときにAccessを使ってみるのが一つの打開策となります。
下の図は、ExcelとAccessの特徴を示したものです。いかがでしょうか?
Accessの良い点として、一度入力したデータの内、必要な情報だけを抽出して、様々な様式に反映して出力ができるという点です。
このため、それぞれの特性を上手く使い分け、Excelは表計算ソフトとして、Accessはデータベースとして活用することで業務効率の改善が期待できます。

図2 ExcelとAccessの違い

さらに、データベースを複数の人が使用することで多くのデータを蓄積することができるため、過去に用いたデータを再利用できるかもしれません。この特徴をよく理解したうえで、Accessを上手く使うことが、業務効率の全体的な改善につながるのです!!

このサイトでは、実際のAccessファイル作成方法を順を追って説明します。そして、ファイルを作成し終わった後は、自ずとAccessでデータベースファイルを作ることが簡単にできるようになっていると思います。業務内容が多岐に亘る現在、少しでも業務効率の改善を図りワークライフバランスを最適化できるようにこのサイトを有効活用してもらえればと思います。

Accessデータベースの構成

Access データベースの構成について紹介します。なお、ここではAccess 2019をベースに説明していますが他のバージョンでも同様の内容となりますので、ご安心ください。

【 Accessデータベースの構成 】
① テーブル: データの入れ物
② クエリ: テーブルに入っている情報を抽出する際に使用
③ フォーム: ユーザーインターフェース、入力制限をかけることでヒューマンエラーを防止する
④ レポート: 出力様式、テーブルの情報を一律で出力することができる

図3 Accessデータベースの構成イメージ

Accessはリレーショナルデータベースと言ってデータの重複をなくし、整合的にデータを取り扱うことができるようにデータベース設計をします。
これにより、データの複数修正といった無駄な作業を減らすことができます。
リレーションについてはテーブル・クエリの紹介項目で改めて説明します。

上述のように、Accessデータベースは作るまでは大変ですが、一度稼働するとその有用性は非常に大きいものです。また、データの蓄積により、例えば商品売り上げのトレンドを容易にチェックしたり、在庫のロストをアラートする等、様々な分野に活用することができるようになるでしょう。

以上を踏まえて、まずはAccessデータベースを作成し、慣れていきましょう。
以下には、これからのAccess作成に参考になると思われる書籍を紹介していますので、併せてご覧いただければと思います。

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